Sage FRP 1000 – Gestion des Stocks : Guide complet du module Processus Opérationnels
Sage FRP 1000 – Gestion des Stocks : Guide complet du module Processus Opérationnels
À propos de ce guideCe guide couvre l'ensemble des fonctionnalités de gestion des stocks dans Sage FRP 1000, accessibles depuis le menu Processus Opérationnels > Stocks. Il s'appuie sur la documentation officielle Sage (frp.sage.fr) et couvre : le paramétrage, les mouvements de stock (entrées, sorties, transferts), l'inventaire, la valorisation, la gestion des séries/lots et la comptabilisation des variations.
1. Présentation du module Stocks
Le module Stocks de Sage FRP 1000 permet de :
- Gérer les entrées et sorties de stock en temps réel avec une visibilité complète sur les quantités et emplacements
- Valoriser les mouvements au PAMP (Prix d'Achat Moyen Pondéré) ou au CAMP (Coût d'Acquisition Moyen Pondéré) à fin de journée
- Suivre la traçabilité des produits par numéro de série ou numéro de lot
- Gérer les stocks par dépôt, zone et localisation
- Réaliser des inventaires et générer les mouvements de régularisation
- Gérer les assemblages et les produits à nomenclature
- Comptabiliser les variations de stock vers la Gestion Comptable et Financière (GCF)
2. Architecture et menu Stocks
Accès : Menu Processus Opérationnels > Stocks
3. Paramétrage préalable
Avant d'utiliser le module Stocks, les éléments suivants doivent être configurés dans Menu Processus Opérationnels > Paramètres :
| Élément | Chemin | Description |
|---|---|---|
| Dépôts | Paramètres > Société > Dépôts | Sites physiques de stockage. Chaque produit en stock est rattaché à un ou plusieurs dépôts. En mode localisation, un dépôt peut être subdivisé en zones et localisations. |
| Catégorie de comptabilisation stock | Paramètres > Catégories Produits > Catégories de comptabilisation > Stock | Définit les comptes de stock (3xx) et de variation (60x/71x) utilisés pour la comptabilisation. Indispensable pour la génération des écritures vers la GCF. |
| Motifs d'entrées/sorties diverses | Paramètres > Pièces commerciales > Motifs Entrées-Sorties diverses | Motifs de justification des mouvements manuels (ex : casse, don, ajustement inventaire…). Saisie facultative mais recommandée pour la traçabilité. |
| Natures d'entrée / sortie de stock | Paramètres > Circuits de réception / livraison > Natures d'entrée de stock / sortie | Catégorisent les origines des mouvements (réception achat, entrée diverse, livraison vente, sortie diverse…). Utilisées comme filtres dans la consultation des mouvements. |
| Étapes logistiques | Paramètres > Paramètres Logistique et Distribution > volet Étapes logistiques | Obligatoires avant toute validation d'inventaire. Définissent les étapes du circuit de réception et de livraison des produits. |
| Compteurs et types de pièces | Paramètres > Compteurs > Compteurs et types de pièces | Définissent la numérotation automatique des pièces de mouvements de stock (entrées/sorties diverses, transferts, inventaires). |
4. La fiche article logistique (produit livré)
Accès : Menu Processus Opérationnels > Fichiers de base > Produits > Article > Livré
La fiche article (produit logistique) est le référentiel central de la gestion des stocks. Le dossier Logistique et ses sous-dossiers contiennent toutes les informations relatives au stockage, transport, assemblage, réapprovisionnement et traçabilité.
| Volet / Zone | Description (source : frp.sage.fr) |
|---|---|
| Dépôt(s) de stockage | Liste des dépôts dans lesquels le produit est géré. Affiche le stock physique, livrable, allouable et le stock à terme par dépôt. |
| Unité de stock | Unité dans laquelle le stock est tenu. Les quantités saisies dans d'autres unités sont automatiquement converties via la table d'équivalence. |
| Méthode de valorisation | Détermine le mode de calcul du prix unitaire lors des entrées/sorties diverses : Prix/Coût standard ou PAMP/CAMP. |
| Gestion en série / lot | Paramètre si le produit est suivi par numéro de série ou de lot, et si ce suivi s'applique en Entrée, en Sortie ou les deux. |
| Catégorie de comptabilisation stock | Affectation de la catégorie comptable permettant la génération automatique des écritures de valorisation vers la GCF. |
| Informations par dépôt | Paramètres spécifiques par dépôt : stock minimum, stock maximum, réapprovisionnement, sortie physique sur rupture de stock autorisée ou non. |
Depuis la fiche article, le menu Actions donne accès directement à la Consultation synthétique des stocks (stock physique, livrable, allouable, stock à terme) et à la liste des produits commerciaux référençant ce produit logistique.5. Opérations diverses — Entrées et sorties manuelles
Les opérations diverses permettent d'enregistrer des mouvements de stock non consécutifs à des opérations d'achat ou de vente : ajustements, dons, casse, prélèvements internes, régularisations…
5.1 — Entrées diverses de stock
Accès : Processus Opérationnels > Stocks > Opérations diverses > Saisie des entrées diverses
5.2 — Sorties diverses de stock
Accès : Processus Opérationnels > Stocks > Opérations diverses > Saisie des sorties diverses
Même structure que l'entrée diverse, avec les spécificités suivantes :
- Motif de sortie : saisie facultative, issue de
Paramètres > Pièces commerciales > Motifs Entrées-Sorties diverses - La validation de la fiche place les produits à la première étape du circuit de livraison logistique. Ils ne sont défalqués du stock physique qu'après évolution jusqu'à la dernière étape de livraison immédiate.
- L'évolution des étapes se fait via
Stocks > Traitement des opérations de stock > Traitement des sorties
- Fiche produit : ouvre directement la fiche du produit saisi
- État de stock : affiche les quantités en stock disponible à la vente
- Allocation manuelle : alloue manuellement le mouvement de sortie à un ou des mouvements d'entrée
6. Transferts inter-dépôts
Accès : Processus Opérationnels > Stocks > Transferts inter-dépôts
Un transfert inter-dépôts permet de déplacer du stock d'un dépôt source vers un dépôt cible. Il génère deux mouvements :
- Sortie sur le dépôt source — réalisation du transfert
- Entrée sur le dépôt cible — réception du transfert
| Champ | Description |
|---|---|
| Dépôt source | Dépôt d'où sort le stock |
| Dépôt cible | Dépôt destinataire du stock |
| Produits + quantités | Articles et quantités à transférer |
| Traitement | Le traitement effectif (sortie physique + réception) se fait via Stocks > Traitement des opérations de stock |
7. Consultation des mouvements de stock
Accès : Processus Opérationnels > Analyse du stock > Stocks > Consultation des mouvements de stock
Cette fonction permet de consulter les mouvements de stock d'un produit donné sur une période donnée dans le ou les dépôts où il est stocké. Pour les dépôts suivis en localisation, il est possible de spécifier une zone et une localisation de recherche.
Dossier Sélection — Critères de filtrage
| Critère | Options / Description (source : frp.sage.fr) |
|---|---|
| Type de mouvement | Tous (défaut) : entrées et sorties affichées | Entrées seulement | Sorties seulement |
| Dépôt(s) | Filtrer sur un ou plusieurs dépôts |
| Période | Par défaut : mois en cours (date système) |
| Natures d'entrée / sortie | Filtre par catégorie de mouvement (réception achat, entrée diverse, livraison vente, sortie diverse…) |
| Type de sortie | Tous / Sorties allouées / Sorties non allouées. Permet de visualiser les sorties différées non allouées, allouées désallouables, et les sorties physiques non allouées. |
| Ne pas afficher les entrées épuisées | Exclut les entrées dont la quantité disponible est à 0 (totalement allouées) |
| Afficher les entrées fictives | Affiche les mouvements d'entrée fictifs créés temporairement pour réaliser des sorties physiques sans déstockage précis des n° de série ou lot (option disponible uniquement sur les entrées) |
Dossier Résultat — Colonnes clés
Types d'opération affichés dans la colonne Type d'opération :
- Assemblage composant / Assemblage composé
- Entrée diverse / Sortie diverse
- Livraison / Réception
- Réalisation transfert / Réception transfert
- Excédent d'inventaire / Perte d'inventaire
Menu Actions / Menu contextuel
| Action | Description (source : frp.sage.fr) |
|---|---|
| Consulter les mouvements en cours de réservation | Affiche les mouvements de sortie en cours de saisie non enregistrés et les mouvements d'entrée enregistrés en cours de modification |
| Liste des sorties allouées | Liste des sorties allouées au mouvement d'entrée sélectionné |
| Origine du mouvement | Détail de l'opération d'origine avec lien hypertexte vers la pièce source |
| Suppression d'allocation | Libère l'allocation d'une sortie différée pour réallouer l'entrée à une autre sortie |
| Allocation manuelle | Alloue manuellement un mouvement de sortie prévisionnelle non alloué à un ou des mouvements d'entrée (priorité de livraison) |
| Fiche lot / Détail des n° de série | Accès aux informations de traçabilité pour les produits gérés en série ou lot |
8. Consultation synthétique et tableau de bord des stocks
Consultation synthétique des stocks
Accès : Processus Opérationnels > Stocks > Analyse du stock > Consultation synthétique des stocks
Menu Actions > Consultation synthétique des stocks
Affiche pour chaque produit et par dépôt :
| Indicateur | Description |
|---|---|
| Stock physique | Quantité réellement présente dans le dépôt (toutes entrées confirmées) |
| Stock livrable | Quantité disponible à la vente (stock physique – sorties allouées) |
| Stock allouable | Quantité pouvant encore être allouée à des commandes en attente |
| Stock à terme | Stock prévisionnel tenant compte des commandes d'achat en cours et des commandes de vente à livrer |
Tableau de bord des stocks
Accès : Processus Opérationnels > Stocks > Analyse du stock > Tableau de bord des stocks
Vue synthétique multi-produits permettant d'identifier rapidement les produits en rupture, en surstock ou dont le stock à terme est insuffisant. Depuis le tableau de bord, un menu contextuel permet d'accéder directement à la Consultation des mouvements de stock pour le produit sélectionné.
9. Gestion de l'inventaire
Étape 1 — Préparation d'inventaire
Accès : Stocks > Inventaire > Préparation d'inventaire
Crée la liste des produits à inventorier par dépôt avec leurs quantités théoriques.
Étape 2 — Validation de préparation
Accès : Stocks > Inventaire > Validation des préparations
Une préparation d'inventaire validée mémorise les quantités théoriques de produits en stock à la date de validation. À partir de ce moment, les mouvements de stock à une date antérieure à celle de la validation ne sont plus autorisés sur le dépôt concerné, quelle que soit leur origine.
Elle produit une pièce d'inventaire par dépôt avec un détail par produit répondant aux critères de sélection — document support pour la saisie des quantités réelles lors du comptage physique.
Étape 3 — Détail inventaire (saisie des quantités réelles)
Accès : Stocks > Inventaire > Saisie directe d'inventaire
Saisie des quantités réelles constatées lors du comptage physique. Chaque ligne doit être confirmée avant la validation d'inventaire — sous peine de message d'erreur à l'étape suivante.
Étape 4 — Validation d'inventaire
Accès : Stocks > Inventaire > Validation d'inventaire
Valide les saisies d'inventaire et génère :
- Les mouvements de stock consécutifs aux nouvelles quantités trouvées (excédents et pertes)
- La valorisation de l'inventaire en conséquence
Pour sélectionner les produits à traiter : utilisez les cases à cocher en haut de la fenêtre et/ou cochez les cases Sélection au début de chaque ligne, puis cliquez sur Exécuter. Le rapport de traitement s'affiche automatiquement et liste les mouvements générés et les éventuelles anomalies.
10. Valorisation des stocks (PAMP / CAMP)
Sage FRP 1000 supporte deux méthodes de valorisation, calculées à fin de journée :
| Méthode | Signification | Cas d'usage |
|---|---|---|
| PAMP | Prix d'Achat Moyen Pondéré — moyenne des prix d'achat nets pondérée par les quantités reçues | Valorisation courante des stocks en prix d'achat marchandise |
| CAMP | Coût d'Acquisition Moyen Pondéré — intègre les charges d'acquisition (transport, douane…) en plus du prix d'achat | Valorisation complète incluant les frais d'approche |
Calcul du PAMP/CAMP : Processus Opérationnels > Stocks > Analyse du stock > Evolution du PAMP / CAMP
11. Gestion des numéros de série et de lot
Pour les produits nécessitant une traçabilité individuelle, Sage FRP 1000 propose deux modes de gestion :
| Mode | Granularité | Consultation |
|---|---|---|
| Numéro de série | Identification individuelle — chaque unité possède son propre n° de série | Stocks > Séries/Lots > Consultation des n° de série |
| Numéro de lot | Identification par lot de production — plusieurs unités partagent le même n° de lot | Stocks > Séries/Lots > Consultation des n° de lot |
Entrées fictives (produits sérialisés sans modalité de déstockage)
Lorsqu'un produit géré par n° de série n'a pas de modalité de déstockage, le programme crée une entrée fictive (quantité = 0, quantité disponible = quantité du mouvement de sortie × 1) pour décrémenter le stock disponible. Quand le magasinier indique ultérieurement les n° de série déstockés dans le bon de livraison, les entrées réelles sont allouées et l'entrée fictive est libérée (quantité disponible → 0).
12. Allocation de stock
L'allocation est le mécanisme qui lie un mouvement d'entrée à un ou plusieurs mouvements de sortie, garantissant que le stock réservé ne peut pas être vendu à un autre client.
| Indicateur | Description (source : frp.sage.fr) |
|---|---|
| Quantité allouable | Quantité allouable sur le mouvement d'entrée = quantité entrée − quantité allouée. Somme de la quantité livrable et de la quantité allouable non encore livrable. Quand = 0 : l'entrée est totalement épuisée. |
| Date d'épuisement | Date à partir de laquelle la quantité disponible du mouvement d'entrée est passée à 0 (totalement allouée). |
| Priorité de sortie | Niveau de priorité de livraison du mouvement de sortie, initialisé d'après le niveau de livraison indiqué sur la commande de vente. |
| Sortie physique non allouée | Sortie réalisée alors que l'entrée n'est pas encore enregistrée (sur rupture de stock autorisée). Mise à jour automatique quand l'entrée est enregistrée et allouée. |
Allocation manuelle
Accès : Menu contextuel de la consultation des mouvements → Allocation manuelle
Donne la liste de tous les mouvements d'entrée en stock pouvant être alloués (date de disponibilité ≤ date de livraison prévue, quantité disponible ≠ 0), classés par ordre chronologique (les plus anciens en premier). Pour réaliser une allocation : cocher un ou des mouvements d'entrée dans la colonne Sélection, puis cliquer sur Allouer (actif uniquement quand la quantité restant à allouer est nulle).
13. Comptabilisation des variations de stock
Accès : Processus Opérationnels > Stocks > Comptabilisation > Génération des écritures de valorisation de stock
Cette étape génère les écritures comptables correspondant aux mouvements de stock vers la GCF. Elle utilise les comptes paramétrés dans les Catégories de comptabilisation stock (compte 3xx et compte 60x/71x par catégorie de produit).
14. Types d'opérations et codes de mouvement — Référence complète
| Type d'opération | Code mvt | Sens | Origine |
|---|---|---|---|
| Réception achat | E+ | Entrée | Bon de réception fournisseur |
| Entrée diverse | E+ | Entrée | Saisie manuelle (hors achat/vente) |
| Réception transfert | E+ | Entrée | Transfert inter-dépôts (côté cible) |
| Excédent d'inventaire | E+ | Entrée | Validation d'inventaire (qté réelle > qté théorique) |
| Assemblage composé | E+ | Entrée | Entrée du produit fini assemblé |
| Retour client | S- | Entrée (retour) | Retour client sur bon de livraison |
| Livraison vente | S+ | Sortie | Bon de livraison client |
| Sortie diverse | S+ | Sortie | Saisie manuelle (hors achat/vente) |
| Réalisation transfert | S+ | Sortie | Transfert inter-dépôts (côté source) |
| Perte d'inventaire | S+ | Sortie | Validation d'inventaire (qté réelle < qté théorique) |
| Assemblage composant | S+ | Sortie | Consommation des composants lors de l'assemblage |
| Retour fournisseur | E- | Sortie (retour) | Retour fournisseur sur bon de réception |
15. Erreurs fréquentes et solutions
| Erreur / Symptôme | Cause probable | Solution |
|---|---|---|
| Mouvement de stock non autorisé sur la période | Une préparation d'inventaire a été validée — les mouvements antérieurs à la date de validation sont bloqués sur le dépôt | Vérifier si un inventaire est en cours sur le dépôt (Stocks > Inventaire > Préparations). Attendre la clôture de l'inventaire ou utiliser une date postérieure à la validation de préparation. |
| Message d'erreur à la validation d'inventaire | Les lignes de la pièce d'inventaire n'ont pas été confirmées dans le Détail inventaire | Aller dans Stocks > Inventaire > Saisie d'inventaire sur préparation, confirmer toutes les lignes, puis relancer la validation. |
| Produit ne s'affiche pas dans les consultations de stock | Le produit n'est pas affecté à un dépôt ou son stock est à 0 avec le filtre « ne pas afficher les épuisées » actif | Vérifier l'affectation du dépôt sur la fiche article. Désactiver le filtre d'exclusion des entrées épuisées. |
| Stock physique différent du stock théorique | Des mouvements n'ont pas été traités (étapes logistiques non finalisées) ou des sorties physiques non allouées existent | Vérifier les opérations de stock en cours via Stocks > Traitements > Consultation des opérations de stock et traiter les étapes en suspens. |
| Comptabilisation bloquée — aucune écriture générée | Catégorie de comptabilisation stock non affectée à la fiche produit | Affecter la catégorie de comptabilisation dans le volet Comptabilisation de la fiche article. |
| N° de série introuvable lors de la sortie | Le produit est géré en série uniquement en Entrée — les sorties ne sont pas tracées individuellement | Vérifier le paramétrage de la gestion par série sur la fiche article (Entrée seule / Sortie seule / Entrée + Sortie). |
16. Ressources complémentaires
| Document | Référence |
|---|---|
| Consultation des mouvements de stock (doc. officielle) | frp.sage.fr/doc/1036/Sage1000Entreprise/data/egescom_consultmvtstock.dfm.html |
| Sorties diverses de stock (doc. officielle) | frp.sage.fr/doc/1036/Sage1000Entreprise/data/egescom_sortiediversestock.dfm.html |
| Validation d'inventaire (doc. officielle) | frp.sage.fr/doc/910/1036/Sage1000Entreprise/data/egescom_validationinventaire.dfm.html |
| Fiche article livré (doc. officielle) | frp.sage.fr/doc/1036/Sage1000Entreprise/data/egescom_produitlivre.dfm.html |
| Allocation manuelle de stock (doc. officielle) | frp.sage.fr/doc/1036/Sage1000Entreprise/data/egescom_allocationmanuelle.dfm.html |
| Comptabilisation des variations de stock | Base de connaissances → Sage FRP 1000 → Processus Opérationnels → Variations de stock |
| Sessions d'importation d'écritures | Base de connaissances → Sage FRP 1000 → GCF → Sessions d'importation |
| Clôture périodique – Blocage factures non comptabilisées | Base de connaissances → Sage FRP 1000 → GCF → Clôture périodique |
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