Avant de lancer toute saisie d'écritures, les éléments suivants doivent être configurés dans Sage FRP 1000 (source : frp.sage.fr) :
| Élément | Chemin d'accès | Rôle |
|---|---|---|
| Société | Paramètres > Société | Informations de base de la société comptable (raison sociale, SIREN, devises…) |
| Paramètres généraux | Paramètres > Généraux | Paramètres globaux de l'application (exercice, périodes ouvertes…) |
| Paramètres comptables | Paramètres > Comptabilité générale > Paramètres comptables | Options de saisie : saisie simplifiée des échéances, saisie simplifiée de l'analytique, présentation des comptes privilégiés uniquement, contrôle des doublons de numéros de pièce… |
| Compteurs | Paramètres > Compteurs | Numérotation automatique des pièces par journal |
| Journaux comptables | Paramètres > Comptabilité générale > Journaux comptables | Regroupement des écritures par nature, contrôles, numérotation automatique, comptes privilégiés, contrepartie automatique, génération de TVA |
| Plan comptable | Générale > Comptes généraux | Comptes généraux du plan comptable avec leurs propriétés (lettrable, collectif, nature…) |
| Tiers (Auxiliaire) | Auxiliaire > Tiers, Tiers Client, Tiers Fournisseur, Tiers Salarié, Tiers Divers | Tiers liés aux comptes collectifs pour la saisie des écritures auxiliaires |
Sage FRP 1000 distingue deux types d'écritures fondamentaux (source : frp.sage.fr) :
Saisies par rapport aux pièces justificatives (factures, avoirs, règlements…). Exemples : enregistrement des règlements clients, déclarations de TVA.
Propriétés : peuvent être modifiées ou supprimées tant qu'elles ne sont pas mises en historique. Une fois passées en historique, elles sont définitivement verrouillées.
Permettent d'élaborer une situation donnée sans impact définitif sur les cumuls réels. Exemples : simulation d'une clôture trimestrielle (variations et dépréciations de stocks), simulation d'une clôture semestrielle (écarts de change).
⚠️ Règle importante : les écritures de simulation doivent être passées en écritures de brouillard avant d'être mises en historique — il est impossible de passer directement des écritures de simulation à l'historique.
Pour les écritures de Simulation : Simulation → Brouillard (transformation) → Historique
Générale > Mise en historique, il est impossible de la modifier ou de la supprimer. Pour corriger une écriture historisée, il faut créer une écriture d'extourne (contrepassation) et saisir la correction.Sélection du journal en premier — toutes les pièces saisies appartiennent au même journal. Mode le plus courant pour la saisie quotidienne.
Générale > Saisie des écritures en brouillard > Exploitation > Par journal
Navigation par pièce comptable — permet de consulter, créer, modifier et supprimer les écritures à partir des pièces comptables une par une.
Générale > Saisie des écritures en brouillard > Exploitation > Par pièce
Saisie sous forme de lots de pièces comptables. Permet l'enregistrement, la consultation, la modification et la suppression par regroupement.
Générale > Saisie des écritures en brouillard > Exploitation > Par lot
Modification en masse de plusieurs écritures simultanément (libellé, date, journal…). Réservé aux opérations de régularisation ou de correction en volume.
Générale > Modification groupée des écritures
Brouillard Exploitation : Comptabilité > Générale > Saisie des écritures en brouillard > Exploitation > Par journal
Simulation Exploitation : Comptabilité > Générale > Saisie des écritures en simulation > Exploitation > Par journal
Alt+P permet d'accéder directement à la zone de création des pièces depuis n'importe quelle position dans la fenêtre. (Source : frp.sage.fr)La saisie par journal s'effectue en quatre temps (source : frp.sage.fr) :
| Champ | Description (source : frp.sage.fr) |
|---|---|
| Date de saisie | Date de création du lot. Purement indicative — par défaut date système, modifiable par l'utilisateur. |
| Type de lot | Réel ou Simulation — permet de distinguer les cumuls par compte, établissement, devise ou journal. Les lots Simulation isolent les écritures de clôture/inventaire dans les états comptables. |
| Catégorie de lot | Exploitation (écritures d'achat, de vente…) ou Retraitement (amortissements, provisions de fin de période…). Évite de mélanger les pièces selon le mode de saisie. |
| Code contact | Identifiant unique d'un contact établissement — lie le lot à un opérateur spécifique. |
| Origine du lot | Identifie la manière dont le lot a été enregistré : saisie manuelle, génération automatique par un processus, ou importation. |
| Enreg. la pièce dans lot existant | Permet d'enregistrer la pièce saisie dans un lot déjà existant. Paramétrable depuis Paramètres > Comptabilité Générale > Paramètres comptables > onglet Options. |
| Champ | Description (source : frp.sage.fr) |
|---|---|
| Confirmé | Indique si la pièce est confirmée. La confirmation n'est disponible que pour les pièces dont le type de lot est Réel — les écritures de simulation sont confirmées par défaut. Affecte la règle de validation (BAP). Voir section 17. |
| BAP | Bon à Payer — indique que la pièce peut faire l'objet d'un règlement. Mis à jour automatiquement quand la pièce atteint la dernière étape de son circuit de validation. Voir section 17. |
| Établissement | L'établissement est un des critères constituants de la pièce. |
| Libellé pièce | Correspondance avec un document papier (ex : numéro de facture). Un libellé automatique peut être paramétré au niveau des types de pièce. |
| Norme | Norme affectée à la pièce (Exploitation ou norme IFRS/nationale pour le Retraitement). Seule la norme Exploitation peut être affectée aux pièces en lot Exploitation. Non modifiable si la pièce a des écritures. |
| Type de pièce | Détermine les informations par défaut et les contrôles de cohérence pour le compte de contrepartie. |
| N° de pièce | Attribué automatiquement selon le compteur rattaché au journal. Un contrôle de doublons peut être paramétré dans les paramètres comptables (onglet Options). |
| Date | Date de la pièce — détermine la période comptable. Un contrôle vérifie que la date de pièce et la date des écritures appartiennent à la même période. |
| Devise | Toutes les écritures de la pièce ont leur montant exprimé dans la devise de la pièce. |
| Journal | Journal comptable de la pièce — déjà sélectionné en mode "par journal". |
| Cours | Cours de change imputé à l'ensemble des écritures créées sur la pièce (saisi après la devise). Non répercuté sur les écritures en modification. |
| Date Référence | Date du document papier servant de support à la pièce (ex : date de la facture reçue). |
| Référence pièce | Correspondance avec une autre pièce extérieure au système (ex : numéro de commande pour une facture). Utilisé comme critère de lettrage automatique "Même référence pièce". |
| Assujettissement TVA | Mode de TVA de la pièce : Taxable, Non taxable, Intracommunautaire, Export, Fictive, Autoliquidée. Uniquement pour les pièces de type "Facture". La valeur par défaut est reprise de l'assujettissement TVA du premier rôle tiers de la pièce. |
| Champ | Description (source : frp.sage.fr) |
|---|---|
| N° d'écriture | Identifiant unique de l'écriture au sein de la pièce. |
| Date | Par défaut identique à la date de la pièce, mais modifiable. Un contrôle vérifie que la date d'écriture appartient à la même période que la date de la pièce. |
| Compte général | Affectation comptable de l'écriture. Si l'option "Présentation des comptes privilégiés uniquement" est activée dans les paramètres, seuls les comptes privilégiés du journal sont visibles — désactivable par clic droit → désélectionner "Comptes privilégiés uniquement". |
| Rôle tiers | Rôle du tiers associé lorsque l'écriture porte sur un compte collectif (Client, Fournisseur, Salarié, Tiers divers). |
| Libellé écriture | Libellé de la ligne d'écriture — différent du libellé de la pièce. |
| Débit TR / Crédit TR | Montants débiteurs et créditeurs de l'écriture en devise de transaction. La partie double nécessite l'équilibre débit = crédit sur l'ensemble de la pièce. |
| Profil TVA | Profil de TVA à appliquer à l'écriture pour la génération des écritures de TVA. Présent sur les écritures dont le compte est de nature HT (type de pièce Facture). |
| Montant TVA | Montant de TVA affecté — calculé en fonction du taux et ajustable lors de la mise à jour si nécessaire. |
| Échéance / Date d'échéance | Date d'échéance de l'écriture — voir section 10. |
| Mode de règlement | Mode de règlement affecté à l'écriture (virement, chèque, prélèvement…). |
| Ana? / Section Analytique | Ventilation analytique — voir section 11. |
| Quantité écriture CG | Valeur non monétaire optionnelle (unités téléphoniques, litres de carburant…). Nécessite une unité. Indépendante de la comptabilité analytique. |
| Affaire | Code affaire sur l'écriture. Obligatoire si le profil de TVA est de type "Marge" avec l'option "Marge par affaire". |
| Détail possible | Indique que l'écriture peut avoir des détails d'écriture (utilisé notamment pour les immobilisations — un détail d'écriture est créé automatiquement si le compte concerne une immobilisation). |
| Débit en DC / Crédit en DC | Montants dans la devise du compte bancaire (DC = devise du compte). |
| Poste budgétaire | Poste budgétaire lié à l'écriture pour le suivi budgétaire. |
| DAS 2 | Ouvre la fenêtre de saisie des rémunérations pour la déclaration DAS 2 (tiers honoraires). |
| Bouton | Fonction (source : frp.sage.fr) |
|---|---|
| 🔄 Régénérer la contrepartie | Régénère une ligne de contrepartie automatique si elle a été antérieurement supprimée. |
| 🧮 Recalculer la TVA | Recalcule la TVA en fonction des paramètres définis dans les profils de TVA. |
| ⚖️ Affecter le solde | Affecte le solde de la pièce sur la ligne d'écriture sélectionnée. Utile lors de la saisie d'écritures d'OD ou lors d'une modification pour équilibrer automatiquement une pièce. |
| Action | Description (source : frp.sage.fr) |
|---|---|
| Interroger | Ouvre la fenêtre « Interrogation d'un compte général » — permet de connaître exactement la situation de chacun des comptes généraux sans quitter la saisie. |
| Marquer | Ouvre la fenêtre « Marquage » pour marquer les écritures en cours de saisie (outil de suivi). |
| Répartir | Ouvre la fenêtre « Répartition périodique » — permet d'échelonner automatiquement le montant des écritures sur plusieurs périodes. Généralement réservé aux écritures de charges et de produits. Voir section 13. |
| Abonner | Ouvre la fenêtre « Génération abonnement » pour créer un abonnement (écriture récurrente automatique). Voir section 13. |
| Modèle? | Ouvre la fenêtre « Saisie avec pièce modèle » pour reproduire une pièce modèle existante. Voir section 13. |
| Lettrer / Délettrer | Ouvre la fenêtre de lettrage manuel pour lettrer ou délettrer l'écriture sélectionnée. Disponible uniquement si l'écriture concerne un compte général lettrable. |
| Créer une affaire | Ouvre la fenêtre « Affaires » pour créer une nouvelle affaire liée à l'écriture. |
Accès : Comptabilité > Générale > Saisie des écritures en brouillard > Exploitation > Par pièce
Cette fonction permet l'enregistrement, la consultation, la modification et la suppression des écritures comptables à partir des pièces comptables. La navigation s'effectue pièce par pièce — idéale pour consulter ou modifier une pièce spécifique. (Source : frp.sage.fr)
Accès : Comptabilité > Générale > Saisie des écritures en brouillard > Exploitation > Par lot
Cette fonction permet l'enregistrement, la consultation, la modification et la suppression des écritures comptables sous forme de lots de pièces comptables. La fenêtre est identique à la saisie par journal. (Source : frp.sage.fr)
Depuis la vue par lot, il est possible de :
Accès : Comptabilité > Générale > Modification groupée des écritures
Cette fonction permet de modifier en masse plusieurs écritures comptables simultanément. Elle est utilisée pour les opérations de régularisation ou de correction en volume (ex : correction d'un libellé sur toutes les écritures d'un journal, changement de journal sur un lot d'écritures).
Pour toute saisie (brouillard ou simulation), Sage FRP 1000 distingue deux catégories d'écritures (source : frp.sage.fr) :
| Catégorie | Description (source : frp.sage.fr) | Norme assignée |
|---|---|---|
| Exploitation | Écritures courantes de l'activité quotidienne (achats, ventes, règlements…). Les lots créés depuis ce sous-menu appartiennent à la catégorie Exploitation. La norme comptable de toutes les pièces créées sera Exploitation. | Exploitation (obligatoire) |
| Retraitement | Écritures de fin de période correspondant à des normes nationales ou IAS/IFRS (amortissements, provisions, écarts de réévaluation…). Choisir dans la zone Norme comptable la norme à adopter pour la pièce. | Au choix (IFRS, nationale…) — jamais Exploitation |
La présentation des colonnes d'échéances varie selon l'option Saisie simplifiée des échéances dans Paramètres > Comptabilité Générale > Paramètres comptables > Options. (Source : frp.sage.fr)
| Mode | Présentation | Comportement |
|---|---|---|
| Mode standard (option décochée) | Colonne Éch? avec bouton — ouvre la fenêtre « Saisie de l'échéancement » | Fenêtre dédiée permettant de fractionner le règlement du montant de la facture en plusieurs échéances. La première date saisie s'affiche dans la colonne Échéance. |
| Mode simplifié (option cochée) | Colonne Date d'échéance directement saisissable | Saisie directe de la date d'échéance dans la colonne. Le mode de règlement est affiché automatiquement si renseigné sur la fiche tiers. Pour les multi-échéances : accès via le menu contextuel. |
La présentation de l'analytique en saisie varie selon l'option Saisie simplifiée de l'analytique dans les paramètres comptables. (Source : frp.sage.fr)
| Mode | Présentation | Comportement |
|---|---|---|
| Mode standard (option décochée) | Colonne Ana? avec bouton — ouvre la fenêtre « Ventilation analytique » | Fenêtre dédiée pour ventiler les pièces analytiques sur plusieurs axes et sections. |
| Mode simplifié (option cochée) | Colonne Section Analytique directement dans la grille |
|
Accès : Actions > Saisie avec coefficient de déduction (depuis la grille d'écritures)
Pour les assujettis partiels à la TVA, le coefficient de déduction (ou coefficient de prorata) s'applique sur les écritures de nature HT lors de la saisie de type de pièce Facture avec un profil TVA intracommunautaire. (Source : frp.sage.fr)
Accès depuis la saisie : Actions > Abonner
Crée un abonnement à partir de la pièce en cours — permet de générer automatiquement des écritures récurrentes selon une fréquence définie (mensuelle, trimestrielle…). Idéal pour les loyers, les charges fixes périodiques, les frais bancaires récurrents.
Accès depuis la saisie : Actions > Répartir
Échelonne automatiquement le montant des écritures sur plusieurs périodes. Fonction généralement réservée aux écritures de charges et de produits à étaler dans le temps (charges constatées d'avance, produits différés…). (Source : frp.sage.fr)
Accès depuis la saisie : Actions > Modèle?
Reproduit dans une nouvelle pièce les écritures rattachées à une pièce modèle préalablement créée. Permet de standardiser la saisie d'écritures récurrentes complexes (OD de régularisation, écritures de clôture type…). (Source : frp.sage.fr)
Si le tiers mouvementé est un tiers société (société d'un groupe), ou si le compte mouvementé est un compte non collectif associé à une société, le code du tiers société est automatiquement repris sur la pièce dans la zone Société dès lors que le type de pièce gère le suivi des flux intra-groupe. Les flux intra-groupes sont ainsi facilement identifiés. Il est toujours possible de supprimer ce code pour qu'une pièce ne soit pas considérée comme un flux intra-groupe. (Source : frp.sage.fr)
Accès : Comptabilité > Analytique > Saisie des écritures analytiques > Exploitation
Cette fonction permet l'enregistrement, la consultation, la modification et la suppression des écritures analytiques pures — c'est-à-dire des écritures analytiques sans contrepartie en comptabilité générale. (Source : frp.sage.fr)
| Particularité | Description |
|---|---|
| Aucune incidence sur la CG | La saisie des écritures analytiques pures ne mouvemente pas les comptes généraux. Seuls le brouillard analytique et le cumul analytique sont mouvementés. |
| Structure similaire à la CG | Comme pour la saisie des écritures de Comptabilité générale, les écritures analytiques pures sont regroupées sous forme de pièces constituant elles-mêmes un lot. Un lot identifie un ensemble de pièces d'OD analytiques saisies à une date précise par un opérateur. |
| Catégories disponibles | Exploitation (pièces analytiques d'exploitation, norme Exploitation) et Retraitement (pièces analytiques de fin de période). |
| États disponibles | Éditer le Brouillard analytique depuis le bouton Imprimer. Interroger depuis Actions > Interroger → « Interrogation par section analytique ». |
Accès : Comptabilité > Générale > Mise en historique
La mise en historique valide définitivement les écritures de brouillard. Une fois en historique :
Accès : depuis la saisie par lot → Extourner pièce ou Extourner écriture
L'extourne (ou contrepassation) génère automatiquement l'écriture inverse d'une pièce ou d'une écriture existante. Elle est utilisée pour :
Lors de l'extourne d'une pièce (source : frp.sage.fr) :
Sage FRP 1000 intègre un circuit de validation des pièces comptables avant leur mise en règlement (source : frp.sage.fr) :
| Notion | Description |
|---|---|
| Confirmation | La confirmation d'une pièce comptable affecte sur celle-ci la règle de validation et la positionne à la première étape de son circuit. Uniquement pour les pièces de type Réel (les écritures de simulation sont confirmées par défaut). La confirmation est facultative selon paramétrage. Déconfirmer une pièce la rend à nouveau modifiable et supprime l'affectation de la règle de validation. |
| BAP (Bon à Payer) | Indique que la pièce peut faire l'objet d'un règlement. Mis à jour quand la pièce atteint la dernière étape de son circuit de validation. La pièce devient alors non modifiable. Sans circuit de validation, la pièce est immédiatement BAP dès confirmation et reste modifiable. |
| Dévalidation | En décochant la case BAP, il est possible de dévalider une pièce même confirmée. La pièce reçoit alors l'étape initiale du circuit de validation et le champ « Règlement non autorisé » est coché sur toutes ses échéances. Il est impossible de dévalider une pièce lettrée ou ayant fait l'objet d'une déclaration de TVA. |
| Problème | Cause probable | Solution |
|---|---|---|
| La pièce ne s'équilibre pas (débit ≠ crédit) | Une ou plusieurs lignes d'écriture manquent ou des montants sont incorrects | Utiliser le bouton Affecter le solde sur la ligne de contrepartie pour équilibrer automatiquement. Vérifier les montants de chaque ligne. |
| Doublon de numéro de pièce | Un numéro de pièce a déjà été utilisé sur ce journal et le contrôle des doublons est activé | Vérifier dans les paramètres comptables (onglet Options) si le contrôle des doublons est actif. Utiliser le numéro suivant dans le compteur. |
| Erreur "Date de pièce et date d'écriture n'appartiennent pas à la même période" | La date de pièce et la date d'une ou plusieurs écritures sont dans des périodes différentes | Corriger les dates pour qu'elles appartiennent à la même période comptable. (Source : frp.sage.fr) |
| Compte non trouvé en saisie (comptes invisibles) | L'option "Présentation des comptes privilégiés uniquement" est activée dans les paramètres | Clic droit sur la zone Compte Général → désélectionner "Comptes privilégiés uniquement". (Source : frp.sage.fr) |
| Impossible de modifier une pièce | La pièce a été mise en historique ou a atteint le statut BAP dans son circuit de validation | Pour corriger une pièce historisée : créer une extourne. Pour les pièces BAP : dévalider si autorisé (décocher BAP), sinon contacter l'administrateur. |
| La ligne d'écriture de TVA n'est pas générée | Le profil de TVA n'est pas renseigné sur l'écriture HT, ou le type de pièce ne gère pas la TVA | Vérifier le profil de TVA sur la ligne HT. Utiliser le bouton Recalculer la TVA. Vérifier le paramétrage du type de pièce. |
| L'analytique affiche "À ventiler" sur une écriture | La section analytique n'est pas renseignée sur un axe ventilable à 100 % | Renseigner le code section analytique sur la ligne concernée, ou ouvrir la fenêtre de ventilation analytique pour compléter. |
| Période comptable fermée à la saisie | La période cible a été clôturée par l'assistant de clôture périodique ou manuellement | Rouvrir la période dans Paramètres > Exercices comptables ou modifier la date pour saisir sur une période ouverte. |
| Document | Référence |
|---|---|
| Saisie des écritures par journal (doc. officielle) | frp.sage.fr/doc/1036/comptaGenFin/data/fsaisiejournal.dfm.html |
| Saisie des écritures par pièce (doc. officielle) | frp.sage.fr/doc/920/1036/Sage1000Entreprise/data/fsaisiepiece.dfm.html |
| Saisie des écritures par lot (doc. officielle) | frp.sage.fr/6.5.1.0/SageFRP1000/Sage%20FRP%201000%20Suite%20Financi%C3%A8re/1036/data/fsaisieanalytique.dfm.html |
| Saisie analytique simplifiée (doc. officielle) | frp.sage.fr/doc/1036/comptaGenFin/data/ecompta_saisieanalytique.dfm.html |
| Saisie de l'échéancement (doc. officielle) | frp.sage.fr/doc/1036/comptaGenFin/data/fsaisieecheancement.dfm.html |
| Saisie des détails de l'écriture comptable (doc. officielle) | frp.sage.fr/6.5.1.0/SageFRP1000/Sage%20FRP%201000%20Comptabilit%C3%A9/1036/data/ecompta_detailecrituresaisie.dfm.html |
| Saisie avec coefficient de déduction (doc. officielle) | frp.sage.fr/doc/1036/comptaGenFin/data/fsaisieavecprorata.dfm.html |
| Journaux comptables (doc. officielle) | frp.sage.fr/6.5.1.0/SageFRP1000/Sage%20FRP%201000%20Comptabilit%C3%A9/1036/data/fjournal.dfm.html |
| Saisie des écritures analytiques (doc. officielle) | frp.sage.fr/doc/920/1036/Sage1000Entreprise/data/saisiedesecrituresanalytiques.dfm.html |
| Article connexe — Lettrage (manuel, automatique, devises) | Base de connaissances → Sage FRP 1000 → GCF → Lettrage |
| Article connexe — Clôture périodique | Base de connaissances → Sage FRP 1000 → GCF → Clôture périodique |