Sage FRP 1000 – Comptabilité : Sessions d'importation d'écritures comptables
Sage FRP 1000 – Comptabilité : Sessions d'importation d'écritures comptables
À propos de ce guideCe guide explique le fonctionnement complet des sessions d'importation d'écritures dans Sage FRP 1000 : paramétrage, génération, format de fichier, règles d'importation, gestion des erreurs et bonnes pratiques. Il s'appuie sur la documentation officielle Sage (frp.sage.fr) et le Community Hub Sage FRP 1000.
1. Qu'est-ce qu'une session d'importation ?
Une session d'importation est un conteneur qui regroupe un ensemble d'écritures à importer et fait la liaison avec le paramétrage d'import. Elle constitue le mécanisme central permettant à tous les modules de Sage FRP 1000 (Processus Opérationnels, Immobilisations, Trésorerie, etc.) d'alimenter la Gestion Comptable et Financière (GCF) en écritures comptables.
Principe fondamental : les modules opérationnels de Sage FRP 1000 ne peuvent pas écrire directement dans la base comptable. Ils génèrent des écritures dans une table tampon sous forme de session d'importation. C'est l'opération d'importation en GCF qui intègre définitivement ces écritures dans la base comptable réelle.
Chaque session possède un état visible lors de l'interrogation :
| État | Signification | Action possible |
|---|---|---|
| À importer | La session a été créée (générée) mais les écritures n'ont pas encore été intégrées en comptabilité | Lancer l'importation via le bouton Importation |
| Importé | Les écritures ont été intégrées avec succès dans la base comptable GCF | Consultation uniquement — voir les pièces générées |
| Écritures en échec | L'importation a été lancée mais certaines ou toutes les écritures ont été rejetées en raison d'erreurs | Consulter le compte-rendu, corriger les erreurs, relancer |
2. Architecture — deux types de sessions
Il existe deux types de sessions d'importation dans Sage FRP 1000. Vous devez créer une session distincte pour chaque type.
| Type | Contenu | Résultat dans GCF |
|---|---|---|
| Écritures comptables | Écritures de Comptabilité Générale : charges, produits, comptes de bilan, auxiliaires, TVA… | Création d'un lot de comptabilité générale (réel ou simulation) + création de pièces comptables |
| OD Analytiques | Écritures analytiques pures (sans contrepartie en CG) sur axes et sections analytiques | Création d'un lot analytique + création de pièces analytiques (une pièce par nature de flux) |
Règle DGI : conformément à l'instruction DGI 13L-1-06 du 24/01/2006 relative aux comptabilités informatisées, toutes les pièces importées doivent avoir une référence. Le compte-rendu d'importation signale un message pour toutes les pièces sans numéro.
3. Accès aux menus
| Fonction | Chemin – Module Processus Opérationnels | Chemin – Module Comptabilité GCF |
|---|---|---|
| Paramétrage import | PO > Initialisation > Import d'écritures > Paramètre import écritures | Comptabilité > Initialisation > Import d'écritures > Paramètre import écritures |
| Génération d'une session | PO > Initialisation > Import d'écritures > Génération d'une session d'importation | — |
| Interrogation d'une session | PO > Initialisation > Import d'écritures > Interrogation d'une session d'importation | Outils > Import d'écritures > Sessions d'importation > Interrogation |
| Importation des écritures | Bouton Importation depuis l'écran d'interrogation | Comptabilité > Initialisation > Import d'écritures > Importation des écritures |
| Compte-rendu d'importation | PO > Initialisation > Import d'écritures > Edition du compte-rendu d'importation | Onglet Compte-rendu de l'écran d'interrogation |
4. Étape 1 — Paramétrage de l'import
Avant toute génération, un paramètre d'import doit être configuré. Il définit le comportement global de l'importation pour chaque type de flux.
Accès : Comptabilité > Initialisation > Import d'écritures > Paramètre import écritures
Champs principaux
| Champ | Description (source : frp.sage.fr) |
|---|---|
| Description | Libellé explicite du paramètre d'import |
| Descriptif d'import | Définit la structure du fichier à importer (colonnes, format, séparateurs). C'est le « gabarit » du fichier. |
| Fichier d'import | Nom et chemin d'accès au fichier source contenant les données à importer |
| Norme comptable | Si cochée, toutes les pièces importées auront cette norme (remplace la norme du fichier). Si décochée et aucune norme dans le fichier : norme Exploitation par défaut. |
| Traitement unitaire de la session | ⚠️ Si coché : en cas d'erreur sur une seule écriture, aucune écriture n'est intégrée. Si décoché : seules les écritures en erreur sont rejetées, les autres sont importées. |
| Renommer le fichier | Si activé, le fichier importé est renommé après traitement pour éviter un double import accidentel |
| Type session | Écritures comptables (CG) ou OD analytiques |
| Type de lot | Réel (écritures définitives) ou Simulation (écritures de test, non comptabilisées) |
| Compte temporaire | Compte d'attente non collectif pour l'équilibrage automatique. L'application génère un lot par tranche de 500 lignes d'écritures — ce compte sert à équilibrer chaque lot intermédiaire. |
| Rupture par numéro de pièce | Si coché : une pièce est créée par référence écriture du fichier. Si décoché : une seule pièce par devise / période / journal / type de pièce. |
| Génération automatique des pièces analytiques | Si coché : analytique générée selon le paramétrage de la société. Si décoché : analytique prise dans le fichier d'import. |
| Génération automatique des échéances | Si coché : échéances générées selon le modèle d'échéancement du tiers. Si décoché : une échéance unique par écriture échéanceable selon le mode de paiement du fichier. |
| Profil de transcodage | Permet d'établir des correspondances entre les codes du fichier source et les codes Sage FRP 1000 (journaux, comptes, modes de paiement…) |
Le transcodage est essentiel si votre fichier source utilise des codes différents de ceux paramétrés dans Sage FRP 1000 (ex : code journal "VTE" dans le fichier → "VEN" dans Sage). Configurez les tables de correspondance dans :
Paramètre import > volet Transcodage. 5. Étape 2 — Génération d'une session d'importation
Accès : PO > Initialisation > Import d'écritures > Génération d'une session d'importation
Session d'import → Filtres (date pièce / journal / type pièce) → Aperçu lignes à importer → Messages → Nombre de lignes
Champs de la zone Session d'import
| Champ | Description | Obligatoire |
|---|---|---|
| Libellé session | Nom de la session visible dans l'interrogation. Utilisez un libellé explicite (ex : STOCK-2026-05). | Oui |
| Type | Écritures de Comptabilité générale ou OD Analytiques | Oui |
| Profil de transcodage | Profil de correspondance codes source → codes Sage. Le champ « Le transcodage est complet » indique si toutes les correspondances ont été renseignées. | Si applicable |
| Norme comptable | La norme renseignée à la session prime sur celle du fichier source. Si aucune norme n'est indiquée : norme Exploitation par défaut. | Oui |
| Traitement unitaire | Tout ou rien en cas d'erreur (voir section 4) | Optionnel |
Filtres disponibles
- Date de pièce de / à : borne de sélection sur la date des écritures à importer
- Journal de / à : filtrer sur une plage de journaux
- Type pièce de / à : filtrer sur les types de pièce
L'onglet Lignes à importer vous permet de visualiser en préversion toutes les écritures qui seront intégrées avant de valider la génération. Vérifiez le nombre de lignes et l'absence d'anomalie visible avant de poursuivre.
6. Étape 3 — Interrogation et vérification de la session
Accès : PO > Initialisation > Import d'écritures > Interrogation d'une session d'importation
Cet écran permet de visualiser et de gérer les sessions existantes. Il comporte 5 onglets :
| Onglet | Contenu |
|---|---|
| Paramètres | État de la session, opérateur, date d'import, type, profil de transcodage, tous les paramètres de la session. C'est ici que vous pouvez modifier les paramètres avant importation (ex : changer le type de lot de Réel à Simulation). |
| Lignes à importer | Grille détaillée de toutes les écritures en attente d'import avec tous leurs attributs (journal, compte, type, sens, montant, devise, analytique…) |
| Pièces générées | Après importation : liste des lots et pièces comptables créés en GCF. Permet de vérifier la concordance entre les lignes source et les pièces générées. |
| Compte-rendu | Journal traçant toutes les opérations d'importation. Contient les messages d'erreur et d'information. |
| Messages / Nombre de lignes | Synthèse des messages et compteurs de lignes traitées. |
Si la session est au statut « À importer », le bouton Importation est actif depuis cet écran — vous pouvez lancer l'import directement sans quitter la fenêtre.
7. Étape 4 — Importation des écritures en GCF
Accès : Comptabilité > Initialisation > Import d'écritures > Importation des écritures
Page d'accueil → Descriptif des critères d'import → Exécution du traitement → Résultat (pièces comptables créées)
1 Page d'accueil — présentation du traitement. Cliquer sur Suivant.
2 Descriptif des critères d'import
- Libellé session import : libellé automatique de la session qui sera créée
- Paramètre import : obligatoire — sélectionner le paramètre d'import configuré à l'étape 1
- Descriptif d'import : structure du fichier à importer
- Fichier à importer : chemin et nom du fichier source
3 Exécution du traitement — cliquer sur Exécuter. L'importation génère un lot par tranche de 500 lignes. Le compte temporaire assure l'équilibrage automatique entre lots.
4 Résultat — la grille affiche les pièces comptables créées avec : établissement, journal, type de pièce, devise, date, numéro de pièce, libellé, référence. Consultez aussi le compte-rendu pour les éventuels messages.
Lot par tranche de 500 lignes : lors de l'importation, Sage FRP 1000 génère automatiquement un lot par tranche de 500 lignes d'écritures. Le compte temporaire (compte d'attente) défini dans le paramètre d'import est utilisé pour équilibrer chaque lot intermédiaire — ce traitement est entièrement automatique, sans intervention de l'utilisateur.
8. Format du fichier d'import — Structure des colonnes
Le fichier d'import est défini par un descriptif d'importation paramétrable. Dans Sage FRP 1000, le format standard est un fichier texte à colonnes de largeur fixe (comme le montre le format natif utilisé par les modules internes). Les champs ci-dessous correspondent aux colonnes visibles dans la grille Lignes à importer de la session.
Format largeur fixe : les colonnes de type numérique utilisent le point comme séparateur décimal avec deux décimales, cadrées à droite et complétées par des espaces. Les zones alphanumériques sont cadrées à gauche et complétées par des espaces à droite. Les dates respectent le format défini dans le descriptif d'import.
Colonnes des lignes d'écritures
| N° | Champ | Description (source : frp.sage.fr) | Obligatoire | Format / Valeurs |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Journal | Code du journal comptable. Doit correspondre à une entrée dans les tables de correspondance journaux. | Oui | Alphanumérique — code journal Sage |
| 2 | Date pièce | Date de la pièce comptable. Détermine la période comptable. Un contrôle vérifie que la date de pièce et la date des écritures de la pièce appartiennent à la même période. | Oui | Date — format défini dans le descriptif (ex : jjmmaaaa) |
| 3 | Type pièce | Type de pièce. Doit correspondre à une entrée dans la table de correspondance des types de pièce. | Oui | Alphanumérique — code type pièce Sage |
| 4 | Compte gén. | Code du compte général. Doit correspondre à une entrée dans les tables de transcodage comptes. | Oui | Alphanumérique — compte du plan comptable |
| 5 | Type cpt. | Identifie le type de l'écriture. Voir section 9 pour le détail complet. | Oui | 1 caractère : X, A, O, H, V, T, R |
| 6 | Compte aux. | Code compte auxiliaire (type X) ou section analytique (type A). Vide dans les autres cas. | Conditionnel | Alphanumérique |
| 7 | Libellé | Libellé de l'écriture. Le libellé pièce est alimenté par le libellé de la première écriture constituant la pièce. | Non | Texte libre |
| 8 | Mode p. | Mode de paiement. Doit correspondre à une entrée dans la table de correspondance règlements. | Conditionnel | Alphanumérique |
| 9 | Date éch. | Date d'échéance pour les écritures sur les comptes lettrables (comptes tiers). | Conditionnel | Date |
| 10 | Sens | Sens du mouvement comptable. | Oui | D = Débit | C = Crédit |
| 11 | Montant | Montant de l'écriture en devise de tenue de compte. | Oui | Numérique — point décimal, 2 décimales |
| 12 | Devise TC origine | Devise de tenue de compte du logiciel d'origine. | Non | Code devise ISO (ex : EUR) |
| 13 | Devise | Devise de l'écriture pour les écritures en devise étrangère. | Conditionnel | Code devise ISO |
| 14 | Montant en devise | Montant en devise étrangère pour les écritures multi-devises. | Conditionnel | Numérique |
| 15 | Axe ana. | Axe analytique pour l'import multiaxe. Doit correspondre à un axe analytique existant dans Sage. | Conditionnel | Alphanumérique |
| 16 | Section ana. | Section analytique. Doit correspondre à une section analytique existante pour l'axe analytique. | Conditionnel | Alphanumérique |
| 17 | N° pièce | Numéro de la pièce comptable. Utilisé pour la rupture par numéro de pièce. Obligatoire pour respecter la norme DGI (toutes les pièces importées doivent avoir une référence). | Recommandé | Alphanumérique |
| 18 | Norme | Code de la norme comptable. Doit correspondre à une norme existante. Si non renseigné et aucune norme sur la session : norme Exploitation. | Non | Alphanumérique |
| 19 | Profil de TVA | Profil de TVA à reprendre sur l'écriture. Si aucun profil n'existe alors qu'un profil est requis, le profil privilégié du compte est automatiquement repris. | Non | Alphanumérique |
Exemple de fichier texte largeur fixe (format natif)
Extrait réel issu du Community Hub Sage FRP 1000 (format colonne fixe) :
'-- Journal -- CompteGén -- CompteAux -- N°Pièce -- Libellé -------------------- S Montant Devise C60260423RC53110060 322 REMISE BQE 3-ESP S D 15567.72N eur C60260423RC41140000 X41100005 322 ESP F3000020-CLIENT A S C 9.95N eur C60260423RC41140000 X41100002 322 ESP F3000023-AF DEVIS S C 38.00N eur C60260423RC41910000 322 ESP L6000002-CLIENT B S C 14990.00N eur
Regroupement des écritures en une seule pièce : pour que plusieurs lignes d'écritures soient regroupées dans une seule pièce comptable, le champ numéro de pièce doit être identique sur toutes les lignes et le paramètre « Rupture par numéro de pièce » doit être activé dans le paramètre d'import. Sans cela, Sage créera une pièce distincte par devise / période / journal / type de pièce. (Source : Community Hub Sage FRP 1000)
9. Types de comptes (Type cpt.) — Référence complète
Le champ Type cpt. (ou Type compte) est un caractère unique qui identifie la nature de chaque ligne d'écriture dans le fichier d'import. C'est l'un des champs les plus critiques.
X - Écriture auxiliaire (TTC)
Écriture sur compte tiers (client/fournisseur). Le champ Compte aux. doit être renseigné avec le code du compte auxiliaire.
Écriture sur compte tiers (client/fournisseur). Le champ Compte aux. doit être renseigné avec le code du compte auxiliaire.
A - Écriture analytique rattachée à CG
Écriture analytique liée à une écriture de comptabilité générale. Le champ Compte aux. contient le code de la section analytique.
Écriture analytique liée à une écriture de comptabilité générale. Le champ Compte aux. contient le code de la section analytique.
O - OD Analytique pure
Écriture analytique sans contrepartie en comptabilité générale. Uniquement pour les sessions de type « OD Analytiques ».
Écriture analytique sans contrepartie en comptabilité générale. Uniquement pour les sessions de type « OD Analytiques ».
H - Écriture hors taxe (HT)
Écriture représentant le montant hors taxe. Utilisée conjointement avec le type V pour les écritures avec TVA.
Écriture représentant le montant hors taxe. Utilisée conjointement avec le type V pour les écritures avec TVA.
V - Écriture de TVA
Écriture représentant la TVA. Associée à une écriture de type H ou X.
Écriture représentant la TVA. Associée à une écriture de type H ou X.
T - Écriture de taxe
Écriture de taxe hors TVA (taxe parafiscale, etc.).
Écriture de taxe hors TVA (taxe parafiscale, etc.).
R - Écriture de rémunération
Écriture liée aux rémunérations (paie, charges sociales…).
Écriture liée aux rémunérations (paie, charges sociales…).
10. Paramètres clés de la session — Référence complète
| Paramètre | Coché | Décoché | Impact clôture |
|---|---|---|---|
| Traitement unitaire | Aucune écriture intégrée si une seule erreur | Seules les écritures en erreur sont rejetées | Neutre — mais risque de session en état « Écritures en échec » |
| Historisation des pièces | Les pièces importées ne peuvent plus être modifiées en GCF | Les pièces restent modifiables après import | ⚠️ Requis pour clôture définitive |
| Rupture par n° de pièce | Une pièce par numéro de référence écriture du fichier | Une pièce par devise / période / journal / type de pièce | Neutre |
| Génération auto. analytique | Analytique selon paramétrage société | Analytique selon le fichier source | Neutre |
| Création auto. sections analytiques manquantes | Sections et destinations manquantes créées automatiquement | Erreur si section manquante → écriture rejetée | ✅ Recommandé pour éviter les blocages |
| Ne pas mettre à jour les cumuls | Cumuls non recalculés lors de l'import (performance) | Cumuls recalculés à chaque import | Neutre si recalcul manuel ultérieur |
| Recalcul des écritures de TVA | Montants TVA recalculés systématiquement + éclatement si nécessaire | TVA importée telle quelle du fichier | Recommandé si même compte TVA pour débits et encaissements |
11. Messages d'erreur fréquents et solutions
| Message d'erreur | Cause | Solution |
|---|---|---|
| « Journal inconnu » / « Journal introuvable » | Le code journal du fichier ne correspond à aucun journal paramétré dans Sage, ou la table de correspondance journaux du profil de transcodage est incomplète | Vérifier le code journal dans le fichier source. Compléter la table de correspondance du profil de transcodage : Paramètre import > Transcodage > Journaux |
| « Compte général inexistant » | Le compte général du fichier ne figure pas dans le plan comptable de la société, ou la table de transcodage comptes est incomplète | Créer le compte dans le plan comptable (Comptabilité > Initialisation > Plan comptable) ou corriger la correspondance dans le profil de transcodage |
| « Compte auxiliaire inexistant » | Le code compte auxiliaire (tiers) ne correspond à aucun tiers existant dans Sage | Créer le tiers ou corriger le code dans le fichier source. Vérifier la table de correspondance des comptes auxiliaires dans le transcodage |
| « Section analytique inexistante » | La section analytique du fichier n'existe pas pour l'axe analytique concerné | Créer la section analytique dans Analytique > Sections, ou activer le paramètre « Création automatique des sections analytiques manquantes » dans la session |
| « Période comptable fermée » | La date de pièce pointe vers une période déjà clôturée en GCF | Rouvrir la période en GCF (Paramètres > Exercices comptables) ou corriger la date dans le fichier |
| « Norme non renseignée » / « Norme inconnue » | Aucune norme n'est définie sur la session et le fichier ne contient pas de norme. Ou le code norme du fichier ne correspond à aucune norme Sage | Renseigner la norme dans les paramètres de la session (norme Exploitation par défaut si aucune autre n'est spécifiée) |
| « Pièce sans référence » | Le champ numéro de pièce n'est pas renseigné dans le fichier. Non bloquant mais signalé dans le compte-rendu (norme DGI) | Renseigner le champ numéro de pièce dans le fichier source pour toutes les lignes |
| « Le transcodage n'est pas complet » | Le profil de transcodage ne couvre pas tous les codes du fichier source (journaux, comptes, modes de paiement manquants) | Compléter toutes les tables de correspondance du profil de transcodage jusqu'à ce que le champ « Le transcodage est complet » soit coché |
| Écritures non regroupées en une seule pièce | Le champ numéro de pièce est vide ou différent entre les lignes qui devraient constituer une seule pièce, et/ou le paramètre « Rupture par numéro de pièce » n'est pas activé | Renseigner le même numéro de pièce sur toutes les lignes à regrouper dans le fichier source, et activer « Rupture par numéro de pièce » dans le paramètre d'import (Source : Community Hub Sage FRP 1000) |
| « Aucune écriture intégrée » (traitement unitaire activé) | Une seule écriture en erreur dans le fichier bloque toute l'importation car le traitement unitaire est activé | Corriger l'erreur dans le fichier source, ou désactiver le traitement unitaire si vous acceptez l'import partiel (écritures valides intégrées, erronées rejetées) |
| Session bloquant la clôture périodique | La session est au statut « À importer » sur la période à clôturer | Importer la session ou la supprimer si elle est de test/simulation (Interrogation > Supprimer) |
12. Checklist avant importation
| Action | Fait ? |
|---|---|
| Le paramètre d'import est configuré (descriptif, fichier, compte temporaire, type lot) | ☐ |
| Le profil de transcodage est complet (case « Le transcodage est complet » cochée) | ☐ |
| Tous les journaux du fichier existent dans Sage ou sont couverts par le transcodage | ☐ |
| Tous les comptes généraux du fichier existent dans le plan comptable | ☐ |
| Tous les comptes auxiliaires (tiers) du fichier existent dans Sage | ☐ |
| La période comptable de destination est ouverte en GCF | ☐ |
| La norme comptable est définie (sur la session ou dans le fichier) | ☐ |
| Les numéros de pièce sont renseignés dans le fichier (conformité DGI) | ☐ |
| Le paramètre « Rupture par n° de pièce » est activé si regroupement requis | ☐ |
| Le type de lot est correct (Réel ou Simulation) | ☐ |
| La prévisualisation (onglet Lignes à importer) a été vérifiée | ☐ |
13. Bonnes pratiques
- 🏷️ Libellés explicites : nommez vos sessions avec un code clair et daté, ex :
STOCK-2026-05,IMMO-DOTATIONS-T1-2026. Cela facilite la recherche lors de l'interrogation et de la résolution des blocages de clôture. - 🧪 Tester en simulation d'abord : avant toute importation en « Réel », lancez une session en type de lot Simulation pour valider la structure du fichier et l'absence d'erreur, sans impacter la comptabilité.
- 🔁 Activer le renommage du fichier : pour éviter un double import accidentel, activez l'option « Renommer le fichier » dans le paramètre d'import.
- 📋 Lire le compte-rendu systématiquement : même en cas de succès apparent, consultez toujours le compte-rendu (onglet Compte-rendu de l'interrogation) pour détecter les avertissements (pièces sans référence, sections créées automatiquement…).
- ⚙️ Planifier via les automates : les importations récurrentes (stocks, trésorerie…) peuvent être planifiées via
Outils > Automates de traitementpour automatiser le flux sans intervention manuelle. - 🗑️ Supprimer les sessions de test : les sessions de simulation non importées bloquent la clôture périodique. Supprimez-les dès que le test est terminé.
- 📊 Surveiller le statut des sessions : consultez régulièrement
Interrogation d'une sessionpour identifier les sessions au statut « À importer » avant la clôture.
14. Ressources complémentaires
| Document | Référence |
|---|---|
| Clôture périodique – Erreur factures non comptabilisées | Base de connaissances → Sage FRP 1000 → GCF → Clôture périodique |
| Comptabilisation des variations de stock | Base de connaissances → Sage FRP 1000 → Processus Opérationnels → Stocks |
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